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La presente Policy disciplina il sistema di segnalazione interna di MAV S.R.L. («la Società»), istituito ai sensi del D.Lgs. 24/2023. Obiettivo è fornire a chiunque venga a conoscenza di possibili illeciti un canale sicuro, riservato e accessibile per segnalarli, garantendo piena tutela al segnalante da qualsiasi forma di ritorsione.
La Società considera il canale whistleblowing uno strumento di integrità aziendale e di prevenzione dei rischi, complementare al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato ai sensi del D.Lgs. 231/2001.
| Fonte | Oggetto |
|---|---|
| Direttiva (UE) 2019/1937 | Protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione |
| D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 | Recepimento della Direttiva; disciplina organica del whistleblowing in Italia |
| Reg. (UE) 2016/679 – GDPR | Protezione dei dati personali |
| D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice Privacy) | Come modificato dal D.Lgs. 101/2018 |
| D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 | Responsabilità amministrativa degli enti |
| Linee guida ANAC | Attuazione del D.Lgs. 24/2023 |
Possono utilizzare il canale di segnalazione tutte le persone fisiche che operano nel contesto lavorativo della Società, indipendentemente dalla natura del rapporto e dalla fase in cui si trovano:
La legittimazione sussiste anche quando il rapporto contrattuale non sia ancora iniziato o sia già cessato al momento della segnalazione.
Sono ammissibili le segnalazioni aventi ad oggetto violazioni di norme dell'Unione europea o nazionali di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell'ambito del proprio contesto lavorativo, tra cui, a titolo esemplificativo:
La segnalazione può riguardare sia fatti già avvenuti sia condotte in corso o ragionevolmente prevedibili.
Non rientrano nell'ambito di applicazione della presente Policy:
Le segnalazioni si presentano tramite il canale digitale dedicato, attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7:
whistleblowing.mav.srlÈ possibile allegare documenti, file audio, immagini e qualsiasi altro elemento utile. Per il massimo grado di anonimato, si raccomanda di accedere dalla rete aziendale solo se strettamente necessario e, preferibilmente, di utilizzare il browser Tor da dispositivo personale.
Non sono previsti canali alternativi (email o cartaceo): la piattaforma digitale garantisce livelli di riservatezza e tracciabilità superiori a qualsiasi altro mezzo.
La Società utilizza la piattaforma open source GlobaLeaks, installata su infrastruttura propria (server ubicato in Italia, UE) e non condivisa con terzi.
| Funzione | Descrizione |
|---|---|
| Codice univoco (Receipt Key) | Al termine dell'invio viene generato automaticamente un codice identificativo univoco. Il segnalante deve conservarlo per accedere allo stato della pratica e comunicare con il Responsabile |
| Cifratura end-to-end | Contenuti e allegati sono cifrati e accessibili ai soli soggetti autorizzati |
| Minimizzazione metadati | La piattaforma non registra indirizzi IP né identificatori tecnici del dispositivo |
| Supporto Tor | Accesso tramite browser Tor per anonimato a livello di rete |
| Comunicazione bidirezionale cifrata | Il Responsabile può richiedere integrazioni; il segnalante risponde senza rivelare la propria identità |
Il canale consente segnalazioni in forma completamente anonima, senza indicare nome, cognome né alcun dato identificativo. Anche le segnalazioni anonime sono esaminate con la medesima diligenza riservata alle segnalazioni identificate.
La Società non compie alcun tentativo di identificazione del segnalante anonimo, salvo obbligo di legge o provvedimento dell'autorità giudiziaria.
Ai sensi dell'art. 12 del D.Lgs. 24/2023, la Società garantisce:
La tutela si estende al facilitatore e alle persone legate al segnalante da rapporti di affezione, parentela o colleganza, se esposte a ritorsioni in ragione della segnalazione.
È espressamente vietata qualsiasi forma di ritorsione, diretta o indiretta, nei confronti del segnalante, del facilitatore e delle persone a essi collegate. Costituiscono ritorsioni, a titolo esemplificativo:
Il segnalante che subisca ritorsioni può rivolgersi all'ANAC (art. 19 D.Lgs. 24/2023) e all'Ispettorato Nazionale del Lavoro. Le ritorsioni accertate possono comportare sanzioni amministrative fino a € 50.000 (art. 21, comma 1, D.Lgs. 24/2023).
Il processo di gestione si articola nelle seguenti fasi:
Ogni fase è documentata nella piattaforma GlobaLeaks. L'accesso è riservato al Responsabile Whistleblowing e agli eventuali soggetti espressamente autorizzati, nel rispetto del principio di minimizzazione.
La Società ha designato quale soggetto responsabile della ricezione e della gestione delle segnalazioni:
Il Responsabile è dotato di autonomia funzionale, competenze adeguate e non è soggetto a conflitti di interesse nella gestione delle segnalazioni.
Il Responsabile redige una relazione conclusiva con le risultanze istruttorie e le eventuali misure correttive proposte o adottate.
| Fase | Termine |
|---|---|
| Avviso di ricevimento della segnalazione | 7 giorni dalla ricezione (art. 5, co. 1, lett. b, D.Lgs. 24/2023) |
| Riscontro finale al segnalante | 3 mesi dalla data dell'avviso di ricevimento (art. 5, co. 1, lett. d) |
| Proroga motivata (casi complessi) | Ulteriori 3 mesi, con comunicazione al segnalante |
I termini si intendono rispettati con la comunicazione tramite la piattaforma GlobaLeaks, nel canale associato al codice univoco della segnalazione.
Tutte le comunicazioni avvengono esclusivamente tramite la piattaforma GlobaLeaks, attraverso il canale riservato associato al codice univoco. Questo garantisce comunicazioni cifrate senza necessità di rivelare l'identità del segnalante.
Il segnalante deve verificare periodicamente lo stato della pratica. La Società non può utilizzare canali alternativi (email, telefono) salvo che il segnalante abbia esplicitamente fornito propri recapiti e acconsentito a tale modalità.
All'esito dell'istruttoria la segnalazione è archiviata con una delle seguenti classificazioni:
| Esito | Descrizione |
|---|---|
| Fondata — misure adottate | La segnalazione ha trovato riscontro; sono stati adottati provvedimenti correttivi, disciplinari o è stata effettuata segnalazione all'AG |
| Parzialmente fondata | Alcuni elementi hanno trovato riscontro; misure parziali adottate |
| Infondata | La segnalazione non ha trovato riscontro nei fatti istruiti |
| Irricevibile | La segnalazione è esclusa dall'ambito della Policy (sez. 5) o è manifestamente carente degli elementi minimi |
| Archiviata per mala fede | Segnalazione presentata con intento calunnioso (sez. 19) |
La classificazione è annotata nella piattaforma con motivazione sintetica e comunicata al segnalante nei termini di cui alla sez. 14.
La documentazione relativa alle segnalazioni — inclusi la segnalazione originale, gli allegati, le comunicazioni intercorse e la relazione conclusiva — è conservata per un periodo di 5 (cinque) anni a decorrere dalla data di comunicazione al segnalante dell'esito finale della procedura, ai sensi dell'art. 14, comma 1, del D.Lgs. 24/2023.
Qualora la segnalazione abbia determinato l'avvio di un procedimento penale, disciplinare o amministrativo-contabile, i dati sono conservati per tutto il tempo necessario alla definizione del procedimento, in conformità alla normativa di settore.
Decorsi i termini di conservazione, i dati sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.
Il trattamento dei dati personali è effettuato da MAV S.R.L. in qualità di Titolare, ai sensi del GDPR e del D.Lgs. 196/2003.
Per l'esercizio dei diritti di cui agli artt. 15–22 GDPR si rinvia all'Informativa Privacy Whistleblowing pubblicata sulla piattaforma whistleblowing.mav.srl e sul sito www.mav.srl.
Le tutele previste dalla presente Policy e dal D.Lgs. 24/2023 non si applicano alle segnalazioni presentate con dolo o colpa grave, ovvero che si rivelino false, calunniose o diffamatorie. Il segnalante in mala fede potrà essere soggetto a:
Il segnalante può ricorrere al canale di segnalazione esterna dell'ANAC nei seguenti casi (art. 6 D.Lgs. 24/2023):
Il ricorso al canale esterno non pregiudica le tutele riconosciute al segnalante dalla normativa.
La presente Policy è resa accessibile tramite:
La Società garantisce informazione e formazione periodica ai soggetti legittimati sull'esistenza, il funzionamento e le tutele offerte dal canale.
La presente Policy è adottata con delibera dell'Amministratore Unico in data 19 giugno 2026 ed entra in vigore dalla medesima data, sostituendo ogni precedente versione.
Il Titolare si riserva di aggiornare la Policy in conseguenza di modifiche normative, nuove Linee guida ANAC, variazioni organizzative rilevanti o esigenze emerse dall'applicazione pratica.
Gli aggiornamenti sono pubblicati sul sito aziendale e sulla piattaforma GlobaLeaks con indicazione della versione e della data di efficacia. Le modifiche sostanziali sono comunicate ai dipendenti con le modalità di cui alla sez. 21.